Las temidas inspecciones de trabajo suelen generar mucho estrés e incertidumbre, así que desde Galende Buzón Abogados, expertos en derecho laboral, vamos a darte las claves para poder pasar esta inspección sin agobios ni sanciones innecesarias.
Las inspecciones de trabajo y Seguridad Social tienen atribuciones legales para controlar y vigilar que, tanto las empresas como los trabajadores, cumplen con las obligaciones administrativas que marca la ley. Asimismo, los inspectores de trabajo deben asesorar e informar a sus inspeccionados en todo lo referente a cuestiones laborales y de Seguridad Social.
Es importante que tengas en cuenta que los inspectores tienen plena competencia para exigir responsabilidades que se deriven del incumplimiento de lo establecido por la Ley y proponer las soluciones pertinentes.
Cuestiones importantes a tener en cuenta
Un error muy extendido es creer que es necesaria una denuncia previa para que te visite un inspector de trabajo. Es cierto que puede existir una denuncia previa, pero la mayoría de las inspecciones de trabajo se realizan sin que se haya dado esta circunstancia, simplemente como medida de control rutinaria. Muchas veces estas visitas son, incluso, aleatorias.
Otra idea errónea muy extendida es que este tipo de inspecciones siempre se hacen sin previo aviso a la empresa que van a inspeccionar, es decir, que visitan la empresa por sorpresa. Es verdad que a menudo se da esta circunstancia, pero también puedes recibir un preaviso que te informe de que vas a ser inspeccionado.
Vamos a romper otro mito, no solo se inspeccionan empresas medianas y grandes, cualquier empresa o autónomo puede ser objeto de una inspección de trabajo y Seguridad Social.
Otro dato importante que debes saber es que las Comunidades Autónomas que tengan competencias administrativas plenas, podrán mandar también a sus propios funcionarios para efectuar este tipo de inspecciones.
Estás obligado a dejar que el inspector realice su tarea, facilitándole lo que este te solicite, ya sean ordenadores, documentos, lugares de trabajo o incluso permitiendo la entrevista a cualquiera de tus empleados. Solo puedes negarte a dicha inspección si tu lugar de trabajo coincide con tu domicilio. En ese caso, necesitarán solicitar una autorización judicial para realizarla.
Documentos que pueden pedirte durante la inspección
En las inspecciones de trabajo suelen pedirte una serie de documentos para revisarlos y contrastarlos. Por eso es fundamental que tengas la documentación de la empresa actualizada y localizable.
A continuación, mencionamos algunos de los documentos que se solicitan con más asiduidad:
- El libro de visitas.
- El libro mayor, así como los registros contables y balances. Esto incluye documentación en papel, en soporte informático y en cualquier formato utilizado.
- Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente.
- Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social. Si los hubiera, los justificantes de aplazamiento y fraccionamiento de dichos pagos.
- Justificantes del alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos y del pago de cuotas.
- La declaración de retenciones del IRPF y de operación a terceros.
- Inscripción en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
- Declaración del Impuesto de Sociedades.
- Escritura de constitución de la sociedad.
- Autorizaciones de trabajo y contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo, así como la documentación relacionada con trabajadores extranjeros.
- Calendario laboral, cuadro de horario y resumen de las horas extraordinarias de los trabajadores.
- Recibo de los salarios de los empleados.
- Relación de las horas extraordinarias.
- Documentación exigida sobre la prevención de riesgos laborales.
Contar con un experto en la normativa laboral, hará que se eviten sanciones evitables.
En Galende Buzón Abogados, ponemos a tu disposición todo un equipo de profesionales especializados en derecho laboral, relaciones laborales y recursos humanos. Estos te ayudarán a tener toda tu documentación en orden y las circunstancias preparadas de antemano, para que pases la inspección con éxito.
